Apa kamu sering melakukan transaksi? Apakah bukti pembayaran yang kamu dapatkan akan kamu buang?
Sering kali orang-orang tidak menyadari betapa pentingnya bukti pembayaran dalam sebuah transaksi. Seteleh menyelesaikan transaksi, tentu banyak dari kita akan membuang atau merobek bukti transaksi tersebut.
Padahal, bukti transaksi bisa menjadi bukti klain pada saat ada kesalahan transaksi yang sudah dilakukan.
Dalam transaksi yang terjadi di perusahaan, biasanya terdapat bukti transaksi agar proses bisnis yang dilakukan lebih aman. Salah satu bukti transaksi penting yang sering kita jumpai di perusahaan adalah invoice.
Bagaimana cara membuat invoice yang tepat agar pelanggan dapat melakukan pembayaran dengan lancer? Untuk mengupas rasa penasaran kamu, mari kita bahas secara detail mengenai bukti transaksi berikut ini
Table of Contents
1. Pengertian Invoice
2. Tips Membuat Invoice
3. Contoh Membuat Invoice
Apa itu Invoice?
Kamu mungkin sudah paham dan tidak asing lagi mengenai apa itu invoice. Invoice adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti adanya transaksi pembelian barang atau jasa.
Di dalam invoice biasanya berisi rincian utang pembayaran yang harus dilunasi oleh pembeli. Walaupun asal mulanya invoice diberikan untuk transaksi kredit, namun sekarang invoice sudah sering digunakan dalam berbagai jenis transaksi.
Invoice bisa juga digunakan sebagai kuitansi pembelian, agar semua pembelian barang atau jasa terdokumentasi dengan baik.
Selain itu, bagi pemilik bisnis, invoice juga digunakan sebagai rekapitulasi kegiatan akuntansi. Tentu perusahaan dengan kredibelitas yang bagus akan memiliki kemampuan membuat invoice yang baik dan benar.
Bagaimana Cara Membuat Invoice yang Benar?
Dengan membuat invoice yang benar, ini akan sangat berpengaruh pada kelancaran pembayaran yang dilakukan, mengingat pembayaran yang tidak lancer akan beresiko pada kemunduran atau kegagalan perusahaan.
Berikut adalah beberapa tips yang bsia kamu terapkan agar invoice yang kamu buat bisa lebih efektif:
- Invoice harus dibuat sesuai dengan barang yang telah terjual atau diterima oleh para konsumen
Hal tersebut untuk meminimalisir adanya transaksi penolakan yang dilakukan oleh konsumen pada saat barang yang telah dikirim telah diterima. Oleh karena itu, komponen dalam invoice dibuat setelah proses pengiriman ditandatangani oleh konsumen.
- Satu kali transaksi yang dilakukan oleh konsumen dapat dituliskan di dalam satu kali transaksi, dan dapat juga dituliskan transaksi secara bertahap
Beberapa perusahaan menetapkan untuk setiap pembayaran dari setiap transaksi yang terjadi, maka pembayaran akan dilakukan setelah proses pemesanan telah dilakukan.
- Apabila terdapat beberapa kali transaksi maka invoice harus dibuat secara keseluruhan
Dalam hal ini, pencatatan yang detail terkait dengan rincian pembelian yang sangat dibutuhkan baik bagi konsumen maupun penjual.
- Pembiasaan dalam pembuatan invoice akan membantu para pebisnis untuk memantau buku piutang
Karena dengan adanya komponen dalam invoice, maka para pebisnis dapat memantau piutang perusahaan. Dalam prosedur internal, kontrol sistem akuntansi metode manual sangat disarankan untuk membuat invoice dengan nomor urut cetak. Namun akhir-akhir ini banyak pebisnis yang membuat invoice atau faktur dengan sistem komputerisasi. Kelebihannya sistem komputerisasi adalah ketika mencetak nomor urut, tidak akan terjadi pencetakan nomor urut ganda.
- Invoice Dibuat Detail dan Mudah Dipahami
Penulisan tanggal jatuh tempo dan beberapa informasi penting lainnya juga bisa dilakukan dengan format bold agar lebih terlihat jelas oleh pelanggan. Hal ini juga berfungsi sebagai pengingat tidak langsung agar mereka melunasi tagihan sesuai waktu yang ditetapkan. Beberapa informasi terkait jenis barang, ukuran, kuantitas dan lain sebagianya juga harus ditulis secara rinci agar pelanggan mudah untuk memahami dan segera melunasinya.
- Memberlakukan Sistem Reward and Punishment
Cara ini dinilai cukup efektif untuk meningkatkan kedisiplinan dalam pembayaran. Dalam faktur, perusahaan bisa mencantumkan reward apabila pelanggan membayar tepat waktu atau sebelum tanggal jatuh tempo akan mendapatkan hadiah, seperti voucher potongan harga, poin undian dan masih banyak lagi. Sebaliknya jika sistem punishment berarti jika pelanggan telat membayar tagihan atau melewati batas waktu yang telah disepakati, maka akan mendapatkan punishment, seperti denda tambahan, bunga ataupun pembekuan sementara pesanan selanjutnya.
- Mengirimkan Invoice Sebelum Tanggal Jatuh Tempo
Selain tips dalam cara membuat invoice, tanggal pengiriman juga harus benar-benar diperhatikan. Jika transaksi telah selesai dan dokumen telah dipastikan kebenarannya, maka segera mungkin untuk mengirimkannya kepada pelanggan. Pengiriman invoice yang ditetapkan yakni selambat-lambatnya 7 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Jika pengiriman membutuhkan waktu lebih lama atau lebih dari satu hari, maka infokan kepada pelanggan untuk mempersiapkan pembayarannya secara tepat waktu.
- Menawarkan Beberapa Pilihan atau Alternatif Pembayaran
Menawarkan beberapa metode pembayaran merupakan tips yang ampuh dalam cara membuat invoice yang lebih efektif. Sebagian perusahaan atau pihak pembuat invoice kerap kali hanya menerapkan satu metode pembayaran yang belum tentu sesuai atau mudah dijangkau oleh pelanggan. Itu sebabnya, pemilihan bank yang mudah diakses merupakan salah satu solusi yang tepat.
- Menerapkan Pembayaran dengan Sistem Down Payment (DP)
Down Payment (DP) atau kerap disebut uang muka menjadi sistem pembayaran yang kini banyak diterapkan, termasuk salah satunya dalam pembayaran invoice. Dalam sistem ini, pembuat invoice bisa menentukan besaran DP atau uang muka yang harus dibayarkan. Selanjutnya untuk pembayaran berikutnya bisa juga diterapkan sistem cicilan secara berkala dalam jumlah atau persentase tertentu. Sistem ini dinilai tidak terlalu memberatkan pelanggan dibandingkan harus melakukan pembayaran sekaligus dalam jumlah yang banyak.
- Berlaku Ramah Terhadap Pelanggan
Disamping menerapkan tips-tips dalam cara membuat invoice, sebagai pemilik usaha juga harus berlaku ramah terhadap seluruh pelanggan dengan customer relationship management yang handal. Selain itu, pastikan juga selalu informatif kepada pelanggan ketika telah mengirimkan invoice. Cara tersebut tidak hanya bertujuan untuk mengingatkan secara tidak langsung, melainkan pelanggan juga akan merasa diperhatikan secara khusus. Ketika pelanggan merasa segan, maka besar kemungkinan tidak akan terjadi keterlambatan pembayaran.
Contoh Invoice yang Benar
Membuat invoice tidaklah sulit, setidaknya dalam invoice memuat komponen-komponen sebagai berikut:
- Nomor invoice unik untuk referensi penjual dan pembeli. Nomor invoive ini digunakan untuk mengurutkan tagihan dari yang satu dengan yang lainnya.
- Tanggal pengiriman invoice. Tanggal ini adalah tanggal kapan invoice itu dikirimkan
- Tanggal jatuh tempo. Tanggal ini adalah tanggal kapan jatuh tempo invoice tersebut di bayarkan
- Nama dan detail kontak pembeli.
- Nama dan detail kontak penjual.
- Detail rincian invoice. Jika tidak ada rincian ini, maka informasi pada invoice kurang lengkap.
- Ketentuan pembayaran, terdiri dari metode pembayaran yang digunakan
Tata letak dan layout, kamu bisa sesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan kamu.
Untuk memudahkan dan mempercepat membuat invoice tagihan, kamu bisa menggunakan Akunta.id. Cuman Akunta.id aplikasi akuntansi yang memiliki fitur lengkap dengan harga terjangkau.
Dapatkan aplikasi Akunta.id gratis selama 30 hari. Jika kamu ingin tahu lebih banyak, kamu juga bisa hubungi tim kami untuk penjelasan mengenai Akunta lebih lanjut
Saya mau coba gartis Akunta.id sekarang!
Atau
Saya mau bertanya ke sales Akunta.id sekarang!
Setelah kamu mengetahui mengetahui laporan Neraca. Kamu juga harus mengerti dan memahami topik lainnya serta informasi terbaru terkait tips-tips keuangan dan pembukuan keuangan yang bisa kamu baca di Blog Akunta.id.
Jika kamu merasa informasi ini berguna, yuk bagikan juga ke social media kamu. Semoga informasi ini bermanfaat ya.
